Risikomanagement bei ERP-Einführungen

Risikomanagement in ERP-Einführungsprojekten

Dass Projekte mit Risiken behaftet sind, ist den meisten Menschen klar. Dass man daher im Projekt mit den relevanten Risiken umgehen muss auch. Trotzdem fällt das Risikomanagement in vielen Projekten unter den Tisch. Vielleicht weil unklar ist, wie das Risikomanagement angegangen und umgesetzt werden kann, weil man sich der Brisanz nicht bewusst ist oder weil andere Themen höher priorisiert werden. Oft hat dies schwerwiegende Konsequenzen. . Wir stellen Ihnen ein einfaches Vorgehen vor und ein Tool zur Verfügung, dass Ihnen bei der Umsetzung des Risikomanagements hilft.

Risikomanagement konkret

In grossen Projekten und in Organisationen die viele Projekte abwickeln, kommen professionelle Tools für das Risikomanagement zum Einsatz. Wer sich über die verfügbaren Lösungen einen Überblick verschaffen will, kann dies beispielsweise auf dem Artikel zum Risk Management im PM-Blog von Dr. Stefan Hagen tun. Alternativ zu Risk-Management.Applikationen bieten wir Ihnen ein einfaches, für ERP-Einführungen voreingestelltes Risikomanagementtool in Excel an:

Risikomanagement_ERP-Einfuehrung

ERP-Risikomanagement

 

 

 

 

 

Überblick

In fast allen Artikeln und Büchern zum Risikomanagement werden vier Phasen des Risikomanagements beschrieben:

  1. Identifikation von Risiken
  2. Beurteilung von Risiken
  3. Steuern der Risiken
  4. Überwachung und Kommunikation

Die Art und Weise wie mit Risiken in einem ERP-Einführungsprojekt umgegangen wird, hängt ab von der Kultur und der Organisation in einem Unternehmen. Wie Sie es tun ist wichtig, dass Sie es konsequent tun noch wichtiger.

Unser Tool stützt sich auf die vier genannten Phasen ab. Im fogenden ist das Vorgehen im Projekt skizziert:

Konkret 1: Risiken identifizieren

Die Aufgabe, sich um das Risikomanagement zu kümmern, hat die Projektleitung. Risikomanagement sollte jedoch breit abgestützt werden. Sobald das Projektteam steht, bespricht die Projektleitung im Projektteam mögliche Risiken. Die Risiken werden gesammelt, zusammengefasst und kategorisiert. Wichtig ist, dass verschiedene Bereiche wie System, Lieferanten, Projektteam, ERP-Anwenderinnen und -Anwender gleichermassen berücksichtigt werden.  Die Granularität der Risiken sollte so gewählt werden, dass eine handhabbare zahl an Risiken entsteht. Niemand wird wirklich mit 120 Einzelrisiken umgehen wollen.

In unserem Risk-Management-Tool finden Sie bereits einige Risiken, mit denen wir in den Einführungsprojekten arbeiten, die wir begleiten dürfen. Sie können Ihre Risikoidentifikation darauf aufbauen:

Risiken in ERP-Projekten

 Konkret 2: Risiken beurteilen

Nun geht es darum, zu beurteilen, wie relevant die Risiken für das eigenen Projekt sind. Dabei wird im Team jedes Risiko in Bezug auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotenzial beurteilt. In unsererm Tool unterscheiden wir bei dem Schadenspotenzial die Dimensionen Kosten, Qualität und Zeit. Dadurch ist eine differenzierte Betrachtung möglich. Das hilft wiederum bei der Festlegung von Massnahmen und Indikatoren.

Konkret 3: Massnahmen

Als nächstes definieren Sie für jedes Risiko Massnahmen. Massnahmen lassen sich in drei Kategorien einteilen:

  • Prävention:: Verhinderung von Risiken: Das können Abklärungen, Schulungen, Einbezug von Personen und Knowhow, die Anwendung von Methoden oder Tools sein.
  • Prüfung: Hier sind Massnahmen zusammengefasst, die helfen, das Eintreten von Schadenfällen zu erkennen. Das Können Messgrössen sein aber auch Massnahmen wie Gespräche mit Schlüsselpersonen.
  • Massnahmen: Hier wied vorab überlegt, was im Eintrittsfall konkret zu tun ist. Dazu gehören Massnahmen wie die Eskalation, die Information aber auch Steuerungsmassnahmen. Diese können beispielsweise auch in einem Vertrag mit einem Lieferanten bereit definiert sein.

Konkret 4: Indikation

Nun steht das Risikomanagement für das Projekt. Ab nun gilt es wachsam zu sein, die Risiken permanent zu überwachen und zu kommunizieren. Das ist die Aufgabe aller Mitglieder im Projektteam. Risikomanagement sollte ein fester Punkt in der Agenda jeder Projektteam-Meetings sein.

Im Risk-Management-Tool können Sie für jedes Risiko die Indikation angeben. Damit legen Sie fest, ob es hinweise gibt, dass ein Schadensfall eintritt. Oft geschieht dies schleichend. Daher ist wichtig, das erste Hinweise erkannt, ernstgenommen und überprüft werden. Die Indikation „Gering“ bedeutet, es gibt kaum Hinweise, dass das Risiko eintritt, „Fakt“ bedeutet, es ist definitiv, dass der Schadensfall eingetreten ist. Das Risk-Mangement-Tool verfügt über eine Risikomatrix. Sie zeigt die identifzierten und beurteilten Risiken und hilft zu priorisieren. je konkreter die Indikation, desto grösser wird die Blase in der Risikomatrix dargestellt. So sehen sie jeweils, wo der höchste Handlungsbedarf besteht.

Risikomanagement ist nicht nur wichtig zur Sicherstellung des Projekterfolgs und Verhinderung von Schäden. Es leistet auch einen wesentlichen Beitrag zur Früherkennung von Abweichungen oder eben Risiken. Risikomanagement ist u. U. auch erfolgreich, wenn erkannt wird, dass es nicht sinnvoll ist, ein Projekt zu Ende zu führen (beispielsweise weil sich die Ausgangslage grundlegend geändert hat). Wichtig ist, dass Sie es tun.

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge zu unserem Risk-Management-Tool haben, geben Sie uns bitte Bescheid.

Veröffentlicht am 3. Dezember 2014
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