Rollout-Strategie für ERP-Systeme

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Firmen, die ein ERP-System an mehreren Standorten einführen, müssen sich Gedanken darüber machen, wie das System aufgesetzt und ausgerollt werden soll. Es ist elementar, sich diese Gedanken zu Beginn des Projekts – oder noch besser, bereits während der Evaluation – zu machen. Denn die Rollout-Strategie beeinflusst wesentlich die Arbeit im Projekt.

Beispielhaft stelle ich Ihnen hier drei Rollout-Strategien für ERP-Projekte vor. Es sind Stereotypen. Dabei geht es weniger um die Rollout-Strategie an sich sondern mehr um die Überlegungen dazu. Welches Vorgehen sinnvoll ist, hängt von der Ausgangslage Ihres Unternehmens und den Anforderungen der Beteiligten ab.

Rollout-Strategie „Big Bang“

Im Big Bang wird das ERP-System an allen Standorten einer Firmengruppe parallel aufgesetzt und ausgerollt.
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Diese Variante hat einen erheblichen Nachteil. Das Einführungsprojekt belastet alle gleichzeitig sehr hoch (Projektteam und Anwenderinnen und Anwender). Die Möglichkeit, einen Standort vorübergehend zu entlasten in dem man etwas an einen anderen auslagert, gibt es nicht. Der andere ist ja auch in der ERP-Einführung. Es ist daher sehr wichtig sicherzustellen, dass die Projektorganisation gut aufgestellt sind. Und auch die Gesamtorganisation muss dies stemmen können. Insbesondere parallele Projekte passen zu dieser Strategie besonders wenig. Gelingt es jedoch, die Organisation dafür auszustellen, spricht sehr viel für diese Variante der ERP-Einführung.

  • Die Teilfirmen erarbeiten sich ein gemeinsames ERP-System, keiner gibt alleine vor, wie das zukünftige ERP-System aussehen wird
  • Dies bietet gute Möglichkeiten für die Erarbeitung aufeinander abgestimmter Prozesse
  • Die Durchlaufzeit des ERP-Projekts ist kürzer als bei einer schrittweisen Einführung

Wesentlich ist hierbei auch, wie eine Firma aufgestellt ist. Handelt es sich um mehrere gleichartige Standorte? Sind sie fachlich und organisatorisch völlig unterschiedlich? Bearbeiten Sie die gleichen Märkte in unterschiedlichen Regionen? Möchte man eine Harmonisierung des Artikelstamms oder der Serviceverträge? Auch wenn es eine starke Vernetzung der Unternehmen gibt, kann dies dafür sprechen, das ERP-System in einem Big Bang auszurollen (Intercompany-Prozesse).

Häufig wachsen die Standorte in einer Big Bang-Einführung zusammen. Man lernt sich kennen und schätzen was über das Projekt hinaus hilfreich und nützlich sein kann. Es lohnt sich hierbei auch zu überlegen, welche vorbereitenden und begleitenden Massnahmen, das Projekt unterstützen können: Brauchen wir Videoconferencing, Desktop-Sharing, einen gemeinsamen Schulungs- und Übungsraum usw.

Rollout-Strategie „Step-by-Step“

Das genaue Gegenteil von Big Bang ist Step-by-Step. Das ERP-System wird schrittweise an den verschiedenen Standorten eingeführt:

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Der Vorteil dieser Variante ist klar. Es müssen nicht alle gleichzeitig ran. Man lässt mal jemand Erfahrung sammeln. Der muss zwar unten durch aber die anderen profitieren davon. Der Hauptnachteil ist somit auch klar: das ganze dauert länger. Es gibt jedoch weitere Argumente, die für diese Variante sprechen:

  • Das Projektteam kann sich jeweils auf einen Standort konzentrieren
  • Die Standorte können sich während des Projekts gegenseitig entlasten
  • Die anderen Standorte können von den Erfahrungen aus der ersten Einführung profitieren.

Wichtig bei diesem Vorgehen sind folgende Überlegungen:

  • Wie wird sichergestellt, dass das ERP-System ein System aller Standorte wird? Wir halten es für sinnvoll, Mitarbeitenden von anderen Standorten für die Erarbeitung des Piloten frühzeitig mit einzubeziehen.
  • Welche Übergangslösungen braucht es technisch und organisatorisch (Stichwort: Parallelbetrieb, Intercompanyprozesse)
  • Wie wird sichergestellt, dass die Einführung nicht zu einem ewigen Projekt wird? Wie wird mit Änderungen (Moving Targets) umgegangen?

Häufig werden in den einzelnen Schritten der EPP-Einführung auch mehrere Standorte zusammengefasst. Das können z. B. Standorte sein, die örtlich nahe beieinander liegen, fachlich-funktional ähnlich aufgestellt sind oder gleichartige Märkte bearbeiten. Ein weiteres Kriterium könnte schlicht der Bedarf sein, das bestehende ERP-System abzulösen oder die Bereitschaft, ein ERP-Projekt der Grössenordnung durchzuführen.

Small Shop-Variante

Dies ist eine Untervariante der schrittweisen Einführung und soll zeigen, welche Detailüberlegungen noch relevant sein können: In der Small Shop-Variante wird das neue ERP-System zuerst an einem kleinen Standort ausgerollt. Der Standort dient als Pilot für den Rollout an in den anderen Niederlassungen:

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Es gibt verschiedene Überlegungen, die zu dieser Variante führen und damit verschiedene Gründe, warum ein Standort ausgewählt wird:

  • Das Projekt ist überschaubar und machbar. Das Projektteam kann Erfahrungen sammeln und sich finden
  • Es handelt sich um den Standort mit dem höchsten Bedarf (z. B. bestehendes ERP-System kann nicht mehr betrieben werden)
  • Es handelt sich um einen Standort, der die Prozesse an den anderen am besten repräsentiert
  • Es handelt sich um den kompliziertesten Standort – Motto: „Wenn es dort klappt, klappt es überall. „

 

Erarbeiten Sie Ihre ERP-Rollout-Strategie

Es gibt nicht die ERP-Rollout-Strategie. Welches Vorgehen sinnvoll ist, sollte jedes Unternehmen für sich erarbeiten. Dazu ist es notwendig und sinnvoll, die Betroffenen in die Überlegungen mit einzubeziehen, die Ausgangslage insbesondere zu den Möglichkeiten des Projektteams und der Gesamtorganisation ehrlich zu beantworten und für sich die optimale Variante zu arbeiten. Die ERP-Anbieter können in der Evaluation und in der Vorbereitung des Projekts ein Sparingpartner sein. Die Entscheidung fällen, sollte der Kunde für sich.

Kürzlich durfte ich mit einem erfahrenen IT-Leiter eines Schweizer Industrieunternehmens sprechen. Sein Unternehmen befindet sich zurzeit in einem internationalen ERP-Rollout. Er berichtete mir, dass er zunächst ein CRM-System evaluiert und eingeführt habe. Es diente als Vorbereitung für das Projektteam und die Organisation auf die ERP-Einführung. Sie hätten dort viele wichtige Erfahrungen gesammelt von denen sie heute profitieren. Das ist, wie ich finde, auch eine sehr gute Überlegung und eine gute Variante von Step-by-Step.

Veröffentlicht am 26. Oktober 2016

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