Schulung in ERP-Projekten

Schulung in ERP-Projekten

Wenn unsere Kunden in den Projekten mit der Frage des Schulungskonzepts konfrontiert werden, fragen sie häufig: „Wie wird das denn in anderen Projekten gemacht?“. Wir treffen in den ERP-Einführungen unterschiedliche Schulungskonzepte an. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Überlegungen dazu vor:

  • Wer führt die Schulungen durch?
  • Welche Dokumentation wird benötigt, was gibt es bereits und wer erstellt die noch fehlende?
  • Mit welchen Aufwenden ist zu rechnen und wo entstehen sie?
  • Wann sind Kurse beim ERP-Anbieter sinnvoll?
  • Kann E-Learning unterstützen?

Das Dillemma der ERP-Anbieter

Im Rahmen der ERP-Einführung müssen die Anwenderinnen und Anwender mit der neuen Businesssoftware vertraut gemacht werden. Dafür sind Schulungen durch den Anbieter notwendig. Das leuchtet jedem ein. Natürlich haben auch die Anbieter ein grosses Interesse, die neuen Benutzer gut auf den produktiven Start vorzubereiten. Das kostet jedoch Geld. Hier beginnt das Dilemma der Anwender-Schulung in ERP-Projekten.

Schulung durch den Kunden: Train the Trainer

Dieses Konzept ist am weitesten verbreitet: Der ERP-Anbieter schult Key-User beim Kunden im Rahmen der Einführung. Die Key-User wiederum schulen später die Anwenderinnen und Anwender. Der Trainer des ERP-Anbieters trainiert die Trainer des Kunden. Die Schulungen finden relativ früh im Projekt statt. Denn der Aufbau des Knowhows beim Kunden wird nicht nur für die Schulung sonder auch für Konzeptarbeit, Tests und Datenmigration benötigt. Häufig sind die Key-User später auch Ansprechpartner für Fragen der ERP-User zuständig, den sog. First-Level-Support.

Das Konzept hat seinen Charme denn:

  • die Leistungen des Anbieters halten sich in Grenzen. Müsste er alle Anwenderinnen und Anwende schulen, wäre der Umfang je nach Organisation deutlich grösser
  • die key-User sind eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie kennen den Hintergrund der „Schüler“ und sprechen die gleiche Sprache
  • die Kosten gegenüber dem Anbieter sind weitgehend unabhängig von der Zahl der zu schulenden ERP-User
  • das Schulungskonzept kann individuell gewählt werden
  • bei den Trainern wird Knowhow aufgebaut und sie kommen auf Augenhöhe mit dem ERP-Anbieter
  • der Vorsprung der Trainer kann langfristig genutzt werden

Nachteile sind: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, die die Rolle des Key-Users übernehmen können, ist nicht einfach (Zeit, fachliche und didaktische Kompetenzen). Und der sehr Aufwand bei den Mitarbeitenden des Kunden ist sehr hoch. Und hier spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle. Denn neben der Durchführung der Schulungen fällt ein hoher Aufwand für Vorbereitung und darin insbesondere die Dokumentation an.

Dokumentation für Schulung und Alltag

Die Dokumentation lässt sich grob in zwei Bereiche unterteilen: Schulungsunterlagen und Hilfsdokumentation. Schulungsunterlagen werden in der Schulung bereitgestellt, um erste Schritte zu erlernen. Sie ist u. U. recht ausführlich und wird später nicht mehr benötigt. Hilfsdokumentation steht auch versierten Anwenderinnen und Anwendern zur Verfügung beispielsweise um nachzusehen, wie selten durchzuführende Arbeit erledigt werden kann (z. B. Abschlüsse, Abfragen).

In der Regel stellen ERP-Anbieter Ihren Kunden eine Basisdokumentation für Schulungen zur Verfügung. Darin werden grundlegende Themen wie Bedienung, Navigation, Suche oder auch fachliche Bereiche wie die Finanzen, Personal und die Planung behandelt. ERP-Systeme sind jedoch sehr stark anpassbar. Je umfangreicher die Anpassungen an die Anforderungen des Kunden sind, desto weniger passt eine „Standarddokumentation“. Die Dokumentation muss dann im Rahemn des Projekts aufgebaut werden. I. d. R. ist das nicht Teil des Leistungsumfangs der ERP-Anbieter und wird aus Kostengründen von den Key-Usern erledigt.Der Aufwand dafür ist hoch. Alternativen gibt es jedoch wenig. Die Schulungsunteralgen durch den ERP-Anbieter erstellen zu lassen ist meist grundsätzlich möglich, jedoch selten finanzierbar.

Aus Sicht des Projekts ist es wesentlich, dass die Schulungen rechtzeitig und gut, im Sinne der Beteiligten organisiert werden. Das wichtigsten sind die Trainer. Ihnen kann die Arbeit durch eine gute Planung, geeignete Infrastruktur, sowie Vorlagen und Tools die Arbeit erleichtert werden. Screenshots ersparen viel Tipparbeit. Und für die Erstellung gibt es kostenlose und komfortable Tools (z. B. Screenpresso).

Es gibt ERP-System die über eine integrierte Online-Hilfe verfügen. Sie bietet dem Benutzer auf Anfrage oder auf Basis des aktuellen Kontext Hilfestellung an. Das kann durchaus hilfreich sein. Es ersetzt jedoch weder eine detaillierte Schulung noch eine an die Abläufe des Kunden angepasste Dokumentation. Dennoch lohne es sich, nach dem Funktionsumfang eines Systems im Bereich der Hilfe zu fragen.

Vereinzelt gibt es ERP-Anbieter, die den Prozess der Schulung über das übliche Mass haus unterstützen. Wir haben in einigen Projekten Lösungen gesehen, in denen die Systempartner Vorlagen oder auch die technologische Grundlage für eine gute Dokumentablage und eine schnelle Suche anbieten.

Kursprogramm

Einige Anbieter bieten laufend Schulung in Form von Kursen zu bestimmten Themen an (z. B. eNVenta Schweiz, IFAS, Comarch, Vertec). Das kann interessant sein, um ein Thema zu vertiefen oder auch eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter durch den Anbieter einarbeiten zu lassen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, sich mit ERP-Anwendern aus anderen Organisationen auszutauschen. Für die Schulung im Rahmen eines Projekts kommt diese Variante selten zum Zug. Der Aufwand für eine Schulung beim Kunden ist in der Regel geringer.

E-Learning

E-Learning bietet Anwenderinnen und Anwendern die Möglichkeit, mit vorgefertigten Kursunterlagen zu lernen. Vorteile die Möglichkeit selber zu entscheiden, wann, was in welchem Tempo gelernt werden soll. Herausforderungen sind hier die Disziplin jedes einzelnen. Eine hohe Qualität der Kursunterlagen ist entscheidend für den Erfolg. Ein paar Videos auf Youtube bei denen einige Masken durchgeklickt werden, sind bei weitem nicht ausreichend. E-Learning ist wie oben bereits erwähnt nur für Bereiche geeignet, bei denen Anpassungen des ERP-Systems an die Anforderungen des Kunden eine untergeordnete Rolle spielen.

Community

Bei manchen ERP-Systemen gibt es eine aktive Community die ebenfalls Dokumentationen oder Vorlagen zur Verfügung stellt. Ein Ansatz der durchaus sinnvoll ist, denn wieso soll jeder Kunde das Rad immer neu erfinden? Leider wird diese Möglichkeit viel zu selten genutzt.

Schulungskonzept total

Es führt kein Weg daran vorbei, sich im Detail auf Basis der Gegebenheiten Gedanken über das richtige Schulungskonzept zu machen, die Schulungen durchzuführen und die Schulungsunterlagen sowie weiterführende Dokumentation zu erstellen. Mit dem Anbieter zu besprechen, welche Leistungen er einbringen kann, um die Schulungen effizient abzuwickeln lohnt sich sicher. Der Umfang der Leistungen der Anbieter ist unterschiedlich. Zusätze wie Inline-Hilfe, E-Learning, Kurse und eine Community sind hilfreiche, ersetzen die eigentliche Schulung in der Regel jedoch nicht.

 

Veröffentlicht am 15. November 2014
1 Kommentar

Sehr informativer Artikel. Hier gibt es wirklich viele Fakten, die heutzutage nützlich sind. Aber es gibt noch ein Thema dazu – Virtuelle Datenräume, nämlich IDeals. Die passt hier wirklich sehr!

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