Stammdaten-Migration (Datenmigration Teil 3/5)

Stammdaten

Teil 3: Stammdaten-Migration

In unserer Serie über die Datenmigration bei ERP-Einführungen zeigen wir Ihnen die grundlegende Herangehensweise und was es zu berücksichtigen gibt. Teil 3 behandelt die Migration von Stammdaten in ERP-Systemen

Die Serie “Datenmigration” im Überblick:

Mit „Stammdaten“ in ERP-Systemen meint man in der Regel, Daten wie Adress- oder Artikeldaten, Zahlungskonditionen oder Maschinendaten die sich nicht täglich ändern. Der Gegensatz dazu sind Bewegungsdaten wie Bestände, Produktionsmengen, Verbräuche oder auch Bewertungen.

1. Wann und wohin?

Stammdaten werden nicht nur im produktiven ERP-System benötigt. Auch zum Testen und Schulen benötigt man sie während einer ERP-Einführung oder später bei der Weiterentwicklung der ERP-Lösung. Es kann genügen, einige Stammdaten von Hand im neuen ERP-System zu erfassen.  Häufig wird jedoch ein gewissen Basismenge an Datensätzen benötigt, um Prozesse im neuen ERP-System sinnvoll testen zu können. In der ERP-Einführung überlegen die Verantwortlichen daher , welche Stammdaten wann und wo (also in welcher ERP-Umgebung) benötigt werden. Eine nicht ganz einfache Sache. Denn damit Anwenderinnen und Anwender testen können, müssen sie geschult sein. Damit sie geschult werden können, benötigen sie Daten. Um Daten zu erfassen braucht man ein getestetes System und geschulte ERP-Anwenderinnen und Anwender. Die Abstimmung von Migrations-, Schulungs- und Testplan sind wesentlich für den Erfolg einer Einführung.

Ein wichtiger Meilenstein bei der Stammdaten-Migration ist die Übernahme der Daten in das produktive ERP-System. Dabei geht ein Teil des Projekts live. Denn ab nun werden die Daten auch im Altsystem und im neuen ERP gepflegt damit beim Produktivstart alles aktuell und vorhanden ist. Der Aufwand für die Anwenderinnen und Anwenderin dieser Phase der ERP-Einführung ist sehr hoch. Der Parallelbetrieb sollte daher so spät wie möglich aber so früh wie nötig erfolgen. Eine Alternative zur parallelen Bearbeitung der Daten in zwei Systemen ist, vor dem Golive eine Delat-Update zu machen. Dabei werden die Daten aus dem Altsystem exportiert und mit dem Datenbestand im neuen ERP-System abgeglichen. Die Änderungen (das Delta) werden anschliessend in die neue ERP-Lösung übernommen. Dieses Verfahren reduziert den Aufwand im Parallelbetrieb, ist jedoch nicht immer möglich und sinnvoll.

In unseren Evaluationen ist die Einführungsmethodik der ERP-Anbieter ein wichtiges Bewertungskriterium. In der Regel bekommen wir bunte Präsentationen von schön klingenden Projektmethoden. Sie konzentrieren sich meist auf Selbstverständlichkeiten wie „Projektmanagement“ und „Budgetüberwachung“. Handfeste Aktivitäten, wie die Erstellung eines Migrationskonzepts, eines Schulungs- und Testplans sowie eine terminliche und fachliche Abstimmung der drei Themen finden sich darin leider sehr selten. In Einführungsprojekten müssen wir immer wieder auf die Wichtigkeit dieser Themen hinweisen und auf die Erstellung der Pläne dazu bestehen.

Eine weitere interessante Option kann die Übernahme von Stammdaten von einem Lieferanten sein. Inbesondere wenn die Stammdaten nicht einmalig übernommen sondern laufend aktualisiert werden solle. Hier kann EDI eine wesentliche Rolle spielen. Lesen Sie dazu zu einem Beispiel im Einzelhandel.

2. Was und wie migrieren?

Die Frage, welche Daten migriert werden sollen, ergibt sich zum einen aus den oben genannten Bedürfnissen. In Abhängigkeit von Test- und Schulungsplan wird definiert, welche Daten im Testsystem vorhanden sein müssen damit geschult werden kann. Häufig genügt es dafür einige wenige Testdatensätze zu erfassen. Oder die Daten werden beispielhaft in der Schulung erfasst.

Für breiter angelegte Tests (z. B. Funktionstest von neuen Entwicklungen) werden u. U. mehr Daten benötigt. Eine manuelle Erfassung der Daten im neuen ERP-System kann dafür zu aufwendig sein. Hier wird die Projektleitung zusammen mit den ERP-Anbietern eine Lösung für eine digitale Übergabe der Daten suchen (z. B. Export in Excel > Aufbereitung > Import in neues ERP-System > Nachbearbeitung/Veredelung).

Für die Migration der Daten vor dem Parallelbetrieb stellt sich die Frage, ob die Daten aus dem Qualitätssystem in das Produktivsystem übernommen werden sollen oder ob ein erneuter Export aus dem Altsystem sinnvoller ist. Das hängt davon ab. wie gut die Daten aus dem Altsystem übernommen werden können, wie hoch der Aufwand für die Nachbearbeitung in der neuen ERP-Lösung ist und wie mit den Daten im Qualitätssystem umgegangen wird. Wenn im Qualitätssystem ein gut gepflegter Datenbestand existiert, bereits ergänzt wurde und in Bezug auf Vollständigkeit und Aktualität nicht wesentlich von dem im Altsystem abweicht, ist die Übernahme aus dem Q-System durchaus eine Option. Beide Verfahren finden in der Praxis Anwendung.

Das „Was“ bezieht sich auch wesentlich auf den Umfang der Daten, die migriert werden sollen. Auf den ersten Blick scheint es verlockend, alles in das neue ERP-System zu übernehmen. Schliesslich möchte man den Überblick auch über die Vergangenheit haben. bedenken Sie jedoch, dass diese Daten u. U. nach der Migration im neuen System nachbearbeitet werden müssen, dass die Daten trotzdem vermeintlich nicht die gleiche Aussagefähigkeit haben und dass somit der Vergleich der neuen Daten mit den aus dem alten ERP-System übernommen nicht unbedingt aussagefähig ist. Um Daten im alten ERP-System auch nach dem Golive der neuen Lösung verfügbar zu machen, wird das Altsystem häufig noch in kleinem Rahmen weiterbetrieben. I. d. R. halten sich die Zugriffe auf die alten Daten jedoch schon nach dem Golive sehr in Grenzen und tendieren bereits kurz danach gegen Null.

3. Planung und Dokumentation

Eine saubere Planung der Migration der Stammdaten, eine Abstimmung auf Schulung und Tests im neuen ERP-System sowie grundsätzliche Überlegungen dazu, welche Daten wie migriert werden, sind die Basis für eine reibungslose Übernehme der Daten. Eine saubere Dokumentation hilft, die Aktivitäten abzustimmen, Fehler zu finden und zu eliminieren sowie

Veröffentlicht am 3. November 2014
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