Standortverlagerung: Vergessen Sie Ihre IT nicht (2/2)

Standortverlagerung IT

Zugegeben, bei Verlagerungsprojekten spielt die IT angesichts der vielschichtigen Herausforderungen nur eine kleine Rolle. Trotzdem darf sie als Standortfaktor, wie als Unterstützungs- und Enabler-Technologie nie ganz vernachlässigt werden. Die IT ist gut, solange sie funktioniert, erst wenn Performanz-Schwierigkeiten oder Einschränkungen in der Verfügbarkeit und Funktionalität auftreten, merkt man oft, was die Informations- und Kommunikationstechnologie alles leistet. Kurz: Die IT soll rund um die Uhr verfügbar und leistungsfähig sein ohne dass groß darüber gesprochen werden muss.

Was geschieht aber nun bei einer Standortverlagerung? Wie gut und stabil ist das Netzwerk vor Ort? Ist der Internetverkehr eingeschränkt? Gibt es kompetente Service-Partner, welche bei Problemen jederzeit und kurzfristig vor Ort eingreifen können, um grössere Betriebsunterbrüche zu verhindern? Wie verbreitet sind Standards? Welche länderspezifischen Gesetzesbestimmungen kommen im Bereich Archivierung, Zoll, Steuern, Lohnwesen, Finanzberichtserstattung u.ä. zur Geltung und deckt unser ERP-System  und unser ERP-Partner die nötigen Anforderungen ab, nicht zuletzt hinsichtlich Sprache und Internationalität? Damit die hohen Erwartungen an moderne Fertigungsunternehmen und ganze Wertschöpfungsketten auch nach einer Verlagerung erfüllt und weder Zeit- noch Qualitätseinbussen in Kauf genommen werden müssen, spielt die IT keine unwesentliche Rolle. Aus diesem Grund lohnt sich eine sorgfältige Evaluation der Implikationen einer solchen Strategie auf die systemischen Gegebenheiten. Eine Standortverlagerung, ob hin zu einem lokalen Partner oder auf die grüne Wiese, birgt auch bei sorgfältiger Planung und Vorbereitung noch genügend Überraschungen in sich, daher sollte man zumindest in der IT nichts anbrennen lassen.

Schlüsselanforderungen an einen Produktionsstandort im Ausland

Wer schon mal eine Auslandverlagerung mitgeleitet hat der weiß, dass viele Selbstverständlichkeiten auf einmal wieder Management-Kapazität erfordern. Vieles, was am alten Standort einfach funktioniert hat, wird auf einmal zur Herausforderung. Die Schlüsselanforderungen an eine Produktionsstätte bleiben jedoch auch im Ausland unverändert, denn an der Qualität für den Kunden und an der Lieferbereitschaft soll sich schließlich nichts ändern. Wie die folgende Grafik zeigt (Quelle: TUB), können die Schlüsselfaktoren in folgende Gruppen aufgeteilt werden:

Anforderungen an eine moderne Fabrik

Unter dem Strich müssen Fabriken heute v.a. eins, nämlich wandlungsfähig (modular) und mobil ausgelegt werden, da sich die Rahmenbedingungen immer schneller ändern. Es gilt, sich aus strategischer Sicht so flexibel wie möglich aufzustellen, um sich keine Optionen unnötig zu verbauen. Dabei gilt auch, dass die geographische und verfahrenstechnische Aufteilung des Gesamtprozesses umso besser möglich ist, je fortgeschrittener die Integration der IT-Systeme eines Unternehmens ist. Es lohnt sich ein frühzeitiger Blick auf die eigene IT-Architektur, die Systemlandschaft und den Systemkontext. Schwachstellen bzw. mobilitätshemmende Faktoren beispielsweise im Schnittstellenbereich sollten frühzeitig angegangen werden. Dadurch können kurzfristige Potentiale in allen Schlüsselbereichen realisiert oder künftige Potentiale geschaffen werden:

Im Bereich der Flexibilität lassen sich beispielsweise durch vorteilhafte Daten- und Datenhaltungskonzepte und Geschäftseinheitenmodelle günstige Voraussetzungen schaffen, welche gleichermaßen die Mobilität positiv beeinflussen. Applikationen im Bereich Variantenmanagement, CRM, Wissens- und Projektmanagement unterstützen die Flexibilität und Entwicklungsfähigkeit zusätzlich.

Standardisierte Teilsysteme und eine standardisierte Softwarearchitektur helfen Unternehmen desweiteren, sich schneller an neue Bedingungen anzupassen. Aufwand, Kosten und Geschwindigkeit von Verlagerungs- aber auch Outsourcingprojekten und damit die Mobilität lassen sich bspw. optimieren, indem vorausschauend auf internationale (ERP-)Partner mit Ländertemplates gesetzt wird, welche mit den lokalen (gesetzlichen) Anforderungen vertraut sind. Die Evaluation und Anbindung länderspezifischer Softwarepakete in Zuge oder Nachgang einer Verlagerung bindet Kapital und Ressourcen, welche ggf. woanders benötigt würden. Werden Verlagerung oder Outsourcing im strategischen Kontext ernsthaft diskutiert, sollte man daher die Mobilitätsbereitschaft der Firma gerade auch hinsichtlich der IT prüfen. – Immer mit dem Ziel, sich stärker Richtung „Plug & Produce-Factory“ zu entwickeln. Der Blick sollte dabei die ganze Wertschöpfungskette erfassen, denn JIT- und VMI-Partner wie auch die Kunden müssen ebenfalls fit und bereit sein, die Veränderungen, ob systemisch oder geographisch. mitzugehen.

Erfolgreiche Unternehmen verfügen u.a. über minimale Liefer- und Wartezeiten, geringe Durchlaufzeiten und eine schnelle Entwicklung neuer Produkte. Die Schnelligkeit kann durch integrierte und zeitnah verfügbare (auch standortübergreifende) Informationen im Planungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsbereich wesentlich erhöht werden. ERP-Systeme leisten hierzu einen wesentlichen Beitrag. Die Erfahrung zeigt leider, dass gerade die Geschwindigkeit der Supply-Chain unter Verlagerungsinitiativen oftmals leidet, weshalb Kunden abspringen und Umsätze einbrechen. Eine frühzeitige und ganzheitliche Planung soll einem solchen „Worst-Case“-Szenario vorbeugen.

Und schliesslich darf die Wirtschaftlichkeit nicht aus den Augen gelassen werden. Geringe Kapitalbindung und Betriebskosten werden u.a. durch eine vorausschauende Investitionspolitik (inkl. selektive Miet- oder Leasingverträge) erreicht. Wie gut ein Unternehmen diesbezüglich aufgestellt ist, zeigt sich nachträglich z.B. in der Höhe der angefallenen (gesamthaften) Umrüst- und Verlagerungskosten. Frei skalierbare Cloud-Lösungen im ERP-Bereich sind im Vorfeld genauso zu prüfen, wie Gebäude- und Maschinenleasingverträge: Die kurzfristige Kapitalbindung und der Cash-Out werden gesenkt, die Kosten besser planbar, das Wachstum wird nicht durch Lizenzverträge gehemmt und die Flexibilität bleibt aufrechterhalten.

Systemunterstützung im Bereich Fabrikplanung und Standortverlagerung

Aus den Schlüsselanforderungen ergeben sich direkt Anforderungen an die Standortplanung und deren systemische Unterstützung. Neben Standard-Office-Anwendungen, die überall Verwendung finden, werden verbreitet auch CAD-Programme wie zum Beispiel AutoCAD, Werkzeuge zur Prozessmodellierung (beispielsweise ARIS), Grafik-Editoren, Systeme zur Zeitmessung und Arbeitsplanerstellung (z. B. Ticon), Simulations-Werkzeuge (z. B. eM-Plant) und auch ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning-Systeme wie SAP/R3) eingesetzt. Die Herausforderungen sind hierbei i.d.R. dieselben, wie bei der übrigen IT-Landschaft:

  • Es sind (zu)viele verschiedene Einzeltools im Einsatz
  • Es existieren inkonsistente Datenmodelle
  • Es fehlt eine durchgängige bzw. echte systemische Unterstützung wichtiger Prozesse

Schnittstellen sind zwar meist reichhaltig vorhanden und der Datenaustausch könnte auch fast immer irgendwie realisiert werden, jedoch bedarf es hierzu individueller Maßnahmen zur Anpassung. Für die Planungssysteme in Fabrikplanungsprojekten sind diese jedoch wegen der Einmaligkeit der Konstellation nicht wirtschaftlich umsetzbar. Dies könnte nur erfolgen, wenn die Art der Systeme und die Form ihres Einsatzes standardisiert würden. Viel ist jedoch schon gewonnen, wenn Datenerfassung und -haltung nicht redundant erfolgt und wiederverwendbar sind. Dies kann zum Beispiel bei späteren Umplanungen, weiteren Standortverlagerungen oder für Anschlussprojekte, wie die Implementierung eines ERP-Systems gelten. Die seit Jahren beobachtbaren Anstrengungen in Richtung „Digitale Fabrik“ aber auch rund um „Industrie 4.0“ sollen mitunter in diesen Fragen sichtliche Verbesserungen bringen.

Fazit

Der Trend zur Dezentralisierung von Arbeitsplätzen dorthin wo Standortfaktoren günstig und Know-How vorhanden ist, hält weiter an. Dabei gilt die Informations- und Kommunikations-Technologie als klarer Enabler, welcher Verlagerungsprojekte heute auch für KMUs attraktiver macht. – Die deutlich schnellere Übermittlung grösserer Datenpakete von Rechenzentren über Netzwerke über beliebige räumliche Distanzen ist dabei eine wesentliche Voraussetzung.

Vorausschauendes IT-Management prüft die aktuelle Systemlandschaft in Abstimmung mit der Unternehmensstrategie, informiert sich über den Stand der Technik und evaluiert fortlaufend die Möglichkeiten zur Optimierung sämtlicher Schlüsselanforderungen. Eine anvisierte Standortverlagerung wirft dabei zusätzliche Fragen auf, die frühzeitig abzuklären und sorgfältig zu planen sind. Dazu gehören die Analyse der lokalen Infrastruktur und Partner (z.B. Zuverlässigkeit und Performanz der Internetleitungen, Supportnetzwerk, Kommunikations- und Kontrollmöglichkeiten), die Klärung der lokalen gesetzlichen Vorschriften (z.B. Datenhaltung in China), die Überprüfung und Anpassung des aktuellen Datenkonzepts (z.B. Abruf, Verarbeitung und Speicherung von zentralen/dezentralen Informationen, Datensicherheit, Sprachen), sowie die Evaluation effizienter (ggf. gestaffelter) Möglichkeiten der systemischen Integration ausländischer Gesellschaften (Integration oder Anbindung bestehender (Dritt-)Lösungen, durchgängige Prozesse). Ziel muss es stets sein, die Verlagerungsziele zu erreichen, das Geschäft zu stärken (oder zumindest nicht zu schwächen) und den Koordinationsaufwand zwischen geographisch entfernten Standorten tief zu halten ohne gleichzeitig Abstriche bei Datensicherheit und Performanz zu machen. In diesem Zusammenhang sind auch moderne SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) zu prüfen, welche gerade im internationalen Kontext und rasch wachsenden Unternehmen spürbare Vorteile bieten. Die komplette Auslagerung der IT weg von traditionellen On-Premise-Lösungen lassen u.a. die Implementierungszeit und -kosten deutlich senken, was gerade bei sonst schon beachtlichen Kosten einer Standortauflösung und -verlagerung äusserst willkommen ist. Weitere Vorteile ergeben sich durch die hohe Datenverfügbarkeit dank gut aufgestellter internationaler Partner, die zentrale Datenhoheit, hohe Sicherheitsstandards, sowie die gute Transparenz und Kontrollmöglichkeiten.

Und zum Schluss noch ein Wort zur Rolle externer Berater bei Veränderungsprojekten

Viele Veränderungsprojekte werden durch externe Berater begleitet. Die Rolle der Begleitung kann dabei sehr unterschiedlich sein: Sie geht vom Moderator (der etwa Meetings koordiniert bzw. moderiert) über den Prozessbegleiter (der vor allem für das methodische Know-how verantwortlich ist), auf einzelne Schwerpunkte spezialisierte Berater (z.B. Systemarchitektur-, ERP-, Prozessberatung), Experten (etwa für bestimmte technische, wirtschaftliche oder juristische Probleme) bis hin zum Sanierungsmanager (mit umfassender Management-Verantwortung). Da Standortverlagerungen, ERP-Einführungs- und andere Grossprojekte nicht an der Tagesordnung liegen und oft sehr spezifisches Know-How erfordern, tut man gut daran, selektiv auf erfahrene, externe Spezialisten zurückzugreifen. Wichtig ist, dass der oder die Partner sorgfältig ausgewählt (z.B. Erfahrung, Netzwerk, Verfügbarkeit, geographische Nähe, „zwischensmenschliche Chemie“), der Auftrag und die Ziele klar definiert und die interne Akzeptanz durch geschickte und rege Kommunikation von Anfang an geschaffen wird.

 

Veröffentlicht am 8. Dezember 2015

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