Erfolgsfaktoren im ERP-Projekt: Suchen und Finden

Suchen und Finden von Daten im ERP-System

Viele haben bei der ERP-Evaluation und -Einführung die jeweils aktuellen Trend im Focus. Derzeit: Cloud-Computing, Big-Data und der Einsatz mobiler Endgeräte (Mobility). Das sind ohne Frage spannende und wichtige Themen. Nur machen sie für sich genommen den Erfolg einer ERP-Lösung nicht aus. In dieser Serie zeigen wir Ihnen, welche Themen Sie in Ihrem ERP-Projekt berücksichtigen sollten um die volle Leistung des neuen Motors auf die Strasse zu bringen.

In dieser Serie:

  1. Dokumentenmanagement
  2. Automatisierung
  3. Suchen und Finden
  4. Datenqualität
  5. Intercompany-Prozesse und Vernetzung
  6. Betriebskostenrechnung

Teil 3: Suchen und finden

Suchen

Häufig findet man in älteren ERP-Systemen oder -Installationen noch Sachen wie Suchnamen, Kurznamen oder Schlagwörter. Sie stammen aus Zeiten als Datenspeicher noch rar und teuer war. Es ist der Versuch, ein Feld für die schnelle Suche von Daten zu definieren sowie die unterschiedliche Schreibweisen in anderen Feldern zu umgehen. Funktioniert haben diese Konzept nur selten. Nur wenn sichergestellt ist, dass der Suchbegriff von den Suchenden genauso geschrieben wird wie von denjenigen die den Suchbegriff definieren, besteht die Chancen beim Suchen auch zu finden.

Neue ERP-Systeme verfügen über Suchfunktionen, die automatisch die sinnvollen Felder der Datenbank durchsuchen. Ähnlich wie bei der Suche im Internet findet der Suchalgorithmus alle Datensätze, in denen der Suchbegriff vorkommt unabhängig davon ob als Teilstring am Anfang, in der Mitte oder am Ende. Einige Systeme warten sogar mit Mustererkennung auf, so dass der Suchbegriff nicht einmal mehr exakt übereinstimmen muss (sog. unscharfe Suche). Die Treffen können sich auf unterschiedliche Datenbestände verteilen. Das System zeigt Kunden, Aufträge, Artikel usw. gleichermassen an. Das Suchen und Finden wird somit, die entsprechenden Performance vorausgesetzt, mehr zu einem „Gehe zu“.

Ein weiteres adäquates Mittel für das Suchen und Finden von Daten sind Filter. Sie helfen gerade aus grösseren Datenbeständen, den gesuchten herauszusieben. Sie haben zudem den Vorteil, dass auch auf mehrere Treffer gefiltert werden kann.

Das effiziente Suchen und Finden von Daten ist nicht nur wichtig, wenn man etwas bereits erfasstes für die weitere Bearbeitung aufrufen möchte. Sie dient auch wesentlich zur Sicherstellung der Datenqualität. Bevor jemand beispielweise einen neuen Kunden erfasst, muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht bereits im System sind. Gerade in Organisationen in denen mehrere Personen an unterschiedlichen Standorten vielleicht sogar in unterschiedlichen Sprachen Daten erfassen, ist dies eine Herausforderung. Geeignete Suchfunktionen helfen, vor oder noch besser während der Erfassung zu prüfen, ob der Datensatz bereits besteht. Selbstverständlich kann das System hier nicht einfach auf die exakte Übereinstimmung der Namen prüfen. Hier sind ausgefeiltere Methoden notwendig, die jedoch bereits in einigen Systemen sehr gut umgesetzt wurden. Der Rekord der in unseren Projekten festgestellten Mehrfacherfassungen liegt übrigens derzeit bei 114 Datensätzen zu einem Kunden in 34 verschiedenen Schreibweisen.

Strukturieren statt suchen

Es gibt viele Fälle im Tagesgeschäft bei denen eine Suche und Finden anhand von Suchbegriffen oder Merkmalen nicht gewünscht ist. Sei es, weil die Suche zu viele Treffer ergeben würde, sei es, weil der Suchraum, also die Menge der möglichen Treffen schon eingeschränkt ist. Hier spielt die strukturierte Ablage von Daten eine wichtige Rolle. Strukturiert bedeutet im Prinzip nicht anderes als „verknüpft“. Es gibt nach wie vor Systeme, die Daten in Ordner strukturieren. Auf den ersten blick ein adäquates Verfahren. Probleme treten auf, wenn der Kunde in einer E-Mail einen Auftrag erteilt und eine Anfrage schickt. Gehört die Nachricht nun in den Ordner „Bestellungen“ oder „Anfragen“? Ausgefeiltere Systeme bieten hier die Möglichkeit Labels zu vergeben. Einem Datensatz können mehrere Labels zugeteilt und somit die Problematik der 1.1-Beziehung von Datensatz und Ordner entschärft werden.

Daten, die gut struktuiert abgelegt sind, können in der Regel schnell gefunden werden. Das zeigt sich beispielsweise, wenn ein ERP-System mit der Telefonanlage verknüpft ist. Das System identifiziert die eingehende Telefonnummer und zeigt dem Anwender in einer Übersichtsmaske die relevanten Daten an. Von Dort „hangelt“ sich der Anwender durch die Strukturen zu den benötigten Informationen. Je besser  die Daten verknüpft sind, desto einfacher ist die Hangelei. „Besser“ bezieht sich hier nicht zwingend auf die Menge der Verknüpfungen, sondern vielmehr auf die Logik. Die Qualität wird nicht nur durch das System sondern wesentlich durch den ERP-Berater beeinflusst, der in der Einführung des ERP-Systems die Strukturen aufbaut. Wir erleben immer wieder Systeme, bei denen zwar Strasse und Hausnummer in getrennten Feldern geführt werden (Sie können also alle Kunden mit Hausnummer 5 suchen), dafür können Sie einem Kunden nur einen Branche Zuordnen. Ein grobes Fehlverständnis.

Letztlich sind auch Auswertungen nichts anderes als Suchanfragen. Spätestens hier wird klar. dass nur ausgewertet (gefunden) werden kann, was vorher auch sauber abgelegt wurde.

Fazit

Das Suchen und Finden von Daten in einem ERP-System mag vielen als eine Selbstverständlichkeit für die es nicht lohnt, Anforderungen zu definieren. Bedenkt man jedoch, wie oft heute Daten gesucht bzw. aufgerufen werden und welche Bedeutung der Suche bei der Sicherstellung der Datenqualität zuteil wird, liegt hier doch einiges an Effizienzpotenzial.

Veröffentlicht am 18. September 2014
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