9 Tipps für erfolgreiche Anbieterworkshops

ERP-Anbieterworkshops Evaluation

Der Anbieterworkshop ist einer der wichtigsten Meilensteine in der Evaluation. Erstmals haben Sie als ERP-Anbieter die Chance, sich und Ihr ERP-System zu präsentieren und die potenziellen Anwenderinnen und Anwender für sich zu gewinnen. Das Urteil der Teilnehmerinnen und Teilnehmer hat massgeblichen Einfluss auf die Wahl der Favoriten. Trotzdem gibt es in den Workshops immer wieder Pannen, die sich leicht vermeiden liessen. Wir geben Ihnen aus unseren Erfahrungen einige Hinweise dazu:

1 Seien Sie vorbereitet

Wir stellen Ihnen für den Workshop ausführliche Dokumentation zur Verfügung (Lastenheft und Drehbuch). Sie erhalten die Dokumentation einige Wochen vor dem Workshop. In der Zeit bis zum Workshop können Sie Fragen zu Inhalt und Vorgehen mit uns klären. Nutzen Sie diese Möglichkeit. Idealerweise klären Sie die Fragen nicht am Tag vor dem Workshop.

2 Schaffen Sie Sicherheit

Wenn Sie für Ihre Präsentation vor Ort bestimmte Rahmenbedingungen benötigen (z. B. Platz für zwei Beamer und Leinwände, WLAN,  spezielle Anschlüsse, Lautsprecher, Drucker) klären Sie vorab mit uns, ob diese gegeben sind. Wir schätzen es, wenn Sie einen Planungsexperten aus den USA per WebEx zuschalten. Es hilft jedoch nichts, wenn die Workshopteilnehmer ihn aufgrund des schwachen Handylautsprechers nicht verstehen. Auch sollten Sie während des Workshops nicht Zeit für Umbauten, Neustarts, Nachinstallationen o. ä. benötigen.

3 Halten Sie sich an das Drehbuch

Für den Anbieterworkshop erhalten Sie von uns ein Drehbuch. Darin ist beschrieben, was aus Sicht des Kunden wichtig ist, um das System in Bezug auf das Geschäft zu verstehen. Das Drehbuch ist verbindlich. Bitte konzentrieren Sie sich auf die beschriebenen Punkte. So stellen Sie sicher, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Punkte einsehen können, die sie interessieren. Der Anbieterworkshop dient nicht dazu, alle Funktionen ihres ERP-System zu zeigen und ist keine Anwenderschulung. Bitte lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag „Anbieterworkshop mit Interessenskonflikt

Es kann sein, dass Sie für das Verständnis des Systems Grundlagen erklären müssen. Bitte bereiten Sie diese Erklärungen in Form von Folien oder Diagrammen vor. Die Einführung in die Grundlagen sollte die Demo am System nicht ersetzen.

4 Halten Sie sich an den Zeitplan

Das Drehbuch enthält einen Zeitplan. Damit soll sichergestellt werden, dass

  • alle Themen im Workshop wie geplant behandelt werden können
  • Personen, die nicht am gesamten Workshop teilnehmen und später hinzustossen, nicht unnötig warten müssen

Es macht einen guten Eindruck, wenn unser Moderator Sie nicht darauf hinweisen muss, dass Sie die vorgesehen Zeit überschritten haben.

5 Rechnen Sie mit Fragen

Fast jeder Anbieter betont, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer jederzeit Fragen stellen sollen. Das ist gut. Rechnen Sie in Ihrer Präsentation dazu die entsprechende Zeit ein. Wenn Sie mit Ihrem Vortrag bereits eine halbe Stunden im Verzug sind, bleibt keine Zeit für Fragen.

Wir werden Sie bei dem Umgang mit den Fragen unterstützen und uns auf Fragen konzentrieren, die Im Workshop relevant sind. Der Anbieterworkshop ist kein Meeting um Change Requests zu formulieren.

6 Seien Sie anwenderorientiert

Die meisten Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Workshop sind Anwender von Systemen. Nur ein kleiner Teil hat vertieftes IT-Knowhow. Bitte berücksichtigen Sie dies in Ihrer Präsentation. Ihre Erklärungen zur 4-Tier-Applikation mit SOA sowie die Einführung in die objektorientierte Entwicklung mit .Net sollte daher in einem separaten Meeting mit IT-Fachpersonen, die Neuerung im Bereich vom ELM und ESR mit den Finanzspezialisten.

7 Zeigen Sie Ihr ERP-System

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Workshops interessieren sich vor allem für Ihr System.  Sie wollen einen Eindruck vom Funktionsumfang und von der Bedienbarkeit bekommen. Das können Sie nur, wenn Sie die beschriebenen Geschäftsfälle im System demonstrieren.

„Das können wir für Sie entwickeln“ ist ein beliebter Satz von Anbietern in Workshops. Er stimmt fast immer. Aber er sollte in Ihrer Präsentation nur sehr dosiert vorkommen. Wenn Sie für den Anbieterworkshop oder zur Umsetzung des Projekts Entwicklungen in grossem Umfang durchführen müssen, ist das kein Problem. Das kann aufgrund der Aufgabenstellung notwendig sein. Geben Sie uns aber bitte vorab Bescheid damit wir gemeinsam entscheiden können, ob die Durchführung des Workshops sinnvoll ist.

8 Ihre Projektleiterin/Ihr Projektleiter

Wir möchten Ihre Projektleiterin oder Ihren Projektleiter kennenlernen. Das hilft Ihnen und uns. Bitte stellen Sie sicher, dass dieser Anforderung Rechnung getragen wird und die Person einen wesentlichen Teil des Workshops mitgestaltet.

Sollte ein Treffen aus unabsehbaren Gründen kurzfristig nicht möglöich sein, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf damit wir nach einer Lösung suchen können.

9 Strukturieren Sie Ihre Präsentation

Wir erwarten nicht, dass Sie zu jeder Frage zeigen, wie es im ERP-System funktioniert. Manchmal ist es auch sinnvoll, abstrakte Themen über eine Präsentation zu erklären, ein Muster zu verteilen oder einen Film zu zeigen. Nutzen Sie die Möglichkeiten sinnvoll.

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