10 Voraussetzungen für erfolgreiche ERP-Projekte

Der Erfolg oder Misserfolg von ERP-Projekten ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Dieser Beitrag soll eine gesamtheitliche Sicht auf ein ERP-Projekt und dessen Erfolgsfaktoren aufzeigen. Natürlich ist die Aufzählung nicht abschliessend. Der Leser ist herzlich dazu eingeladen, weitere Erfolgsfaktoren in diesem Blog zu kommentieren. Ich freue mich sehr über Feedbacks.

1. Voraussetzung: Strategie und Weitsicht

Der frisch gebackene Leiter für die ERP-Evaluation stürzt sich voller Engagement auf die Analyse des ERP-Markts. Die Anforderungen des Unternehmens kennt er durch seine langjährige Betriebszugehörigkeit in- und auswendig. Doch halt: Wo soll die Reise überhaupt hingehen? Wird das Unternehmen in fünf Jahren noch das gleiche sein wie heute? Vermutlich nicht. Organisationen verändern sich, ob gezielt oder von aussen erzwungen. Zwar verfügen bei weitem nicht alle Unternehmen über eine schriftlich fixierte und konkrete Strategie. Trotzdem ist es essentiell, zum Start eines strategisch relevanten Projekts die Eckpunkte der Strategie präsent zu haben. Da ist das Handelsunternehmen, das plant, in Zukunft einige Produkte selber herzustellen und der IT-Dienstleister, der sein Ersatzteillager komplett auslagert. Strategie > Organisation/Prozesse > Systeme. Die Wichtigkeit dieses Vorgehens kann man nicht genug betonen. Daher steht sie auf Nummer 1 der 10 Voraussetzungen.

2. Voraussetzung: Systematische Auswahl und Einführung

Wie finde ich unter mehreren hundert ERP-Systemanbietern den Richtigen? Ohne systematische Vorgehensweise ein Ding der Unmöglichkeit. Lieber den Besten als der Erstbesten! Überlegen Sie, ob das benötigte Know-how in Ihrer Unternehmung vorhanden ist. Der Einbezug von unabhängigen Spezialisten, etwas Eigenwerbung sei erlaubt, wird Ihnen viel Zeit ersparen und die Qualität der selektierten Anbieter erhöhen. Die Strategieanalyse, das Anforderungsmanagement, die Evaluation und die Einführung benötigen ein hohes Mass an Methodenkompetenz. Eine Begleitung durch Spezialisten in diesen Phasen wird Ihnen erheblichen Mehrwert bringen.

3. Voraussetzung: Den Fokus auf das Wesentliche legen

Überlegen Sie, welches die erfolgskritischen und unternehmensspezifischen Prozesse in Ihrem Unternehmen sind und legen Sie den Fokus auf diese. Suchen Sie diejenigen Prozesse, welche ihr Unternehmen von den Mitbewerbern abhebt oder im Wertschöpfungsprozess einen erheblichen Mehrwert bringen. Dort sollten sie den Fokus des Requirements Engineering legen. Die Entwicklungskosten für diese Prozesse können begründet werden und tragen langfristig zum Erfolg des Unternehmens bei. Spezialanforderungen bei unkritischen Prozessen verursachen oft hohe, jedoch vermeidbare Kosten. Unkritische Prozesse werden oft durch Standardfunktionen der ERP-Anbieter abgedeckt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht werden Sie aufgrund des hohen Aufwandes in der Anforderungsdefinition Prioritäten setzten müssen.

Prozessauswahl_erfolgskritisch_unternehmensspezifisch

4. Voraussetzung: Einbezug aller Unternehmensbereiche

Es ist wichtig, alle Unternehmensbereiche im Evaluationsprozess einzubeziehen. Auf der einen Seite muss vermieden werden dass Anforderungen nicht dokumentiert werden, auf der anderen Seite erhöht der Einbezug aller Bereiche die spätere Akzeptanz der ERP-Lösung. Die Ermittlung der Bereiche bedingt keiner komplizierten Methode. Oft reicht es, wenn man mit offenen Augen durch das Unternehmen geht.

5. Voraussetzung: Auswahl des Projektteams

Überlegen Sie sich, welche Personen für die Vertretung der jeweiligen Bereiche geeignet sind. Oftmals sind so genannte Key-User, falls vorhanden, prädestiniert für die Teilprojektleitung in ihrem Bereich. Die Analyse der informellen Strukturen  in den Unternehmensbereichen können weitere Anhaltspunkte für geeignete Projektmitarbeiter aufzeigen. Informelle Führer (Meinungsführer) sind oft eine gute Wahl, da deren Einbezug im Projekt die Akzeptanz in den jeweiligen Bereichen erhöht. Es existieren verschiedene Methoden, wie ein Team zusammengesetzt werden kann. Einen möglichen Ansatz dazu finden Sie auf www.belbin.com. Dr. Meredith Belbin beschreibt die Rollen und Eigenschaften, welche Teammitglieder einnehmen können. In der Praxis ist eine exakte Analyse möglicher Teammitglieder eher unrealistisch respektive mit einem hohen Aufwand verbunden. Eine Auseinandersetzung mit möglichen Rollen der Projektmitarbeiter ist jedoch empfehlenswert. Wenn die Rollenverteilung in einem Projekt zu einseitig ist, kann sich das negativ auf den Projektfortschritt und die Harmonie auswirken. Mit etwas Menschenkenntnis erkennt man wie die Rollen verteilt sind. Ein guter Mix der Teammitglieder trägt zum Erfolg des Projektes bei.

6. Voraussetzung: Betroffene zu Beteiligten machen

Er Erfolg von Projekten ist immer abhängig von den beteiligten Projektmitarbeitern und den betroffenen Personen. Eine Veränderung des gewohnten Umfeldes löst bei vielen Menschen Ängste aus, welche sich über die Zeit in diversen Formen äussern kann. Verbale Killerphrasen, Widerstand, Verschwiegenheit, Ablehnung… usw. Change Management Prozesse tun weh. Damit diese Ängste verringert werden können ist es wichtig, die Betroffenen im Projekt zu involvieren. Nehmen Sie Einwände ernst, versuchen Sie offen zu kommunizieren und schildern Sie die Beweggründe für die Veränderung. Lassen Sie die Betroffen wissen, dass Sie ein wichtiger Teil der Veränderung sind. In einer Zeit des rasanten Fortschrittes ist Change Management aktueller denn je.

7. Voraussetzung: Verfügbare Ressourcen

In der heutigen Zeit sind Mitarbeiter mit dem „Tagesgeschäft“ komplett ausgelastet, was ja prinzipiell kein schlechtes Zeichen ist. Nun wird ein neues ERP-System evaluiert und eingeführt. Die Ressourcen sind knapp, der Zeitplan ist eng. Ein Projektleiter ist in erster Linie für die Planung, Koordination und Kontrolle des Projektes zuständig. Wird er vom Tagesgeschäft komplett absorbiert, oder ist er in diversen Teilprojekten involviert, dann ist der Erfolg des Projektes stark gefährdet. Als Resultat wird der Zeitplan nicht eingehalten, Anforderungen werden mangelhaft dokumentiert, Kontrollen fehlen und die Motivation der Beteiligten sinkt. Nachträgliche Änderungen einer ERP-Funktion kosten ein Vielfaches mehr als eine von Anfang an entwickelte Funktion. Ein ERP-System sollte mehr als zehn Jahre verwendet werden, entsprechend wichtig ist dessen Qualität. Stellen Sie die Ressourcen für ein solches Projekt bereit. Es wird sich lohnen.

8. Voraussetzung: Erfahrung der ERP-Anbieter

Die Erfahrung von ERP-Anbietern ist bei Auswahl ein wichtiges Entscheidungskriterium. Die Branchenkenntnisse des Anbieters und vor allem die des Projektleiters können in der Umsetzung einer ERP-Lösung ein wichtiger Erfolgsfaktor sein. Fehler, welche in der Vergangenheit gemacht wurden, sind bereits behoben. Branchenspezifische Entwicklungen können dem Unternehmen von Beginn an einen effektiven Mehrwert bringen. Der Wissensstand und das Verständnis für die Branche sind von Beginn an höher. Lassen Sie dieses wichtige Kriterium in den Evaluationsprozess einfliessen.

9. Voraussetzung: Wechsel der Perspektive

Durch die hohe Auslastung im beretis erwähnten „Tagesgeschäft“ liegt der Fokus hauptsächlich bei den zu erledigenden Aufgaben. Es schadet nicht sich etwas Zeit zu nehmen und die Frage „Wie erledige ich die Aufgabe?“ zu stellen. Dieser Perspektivenwechsel beinhaltet ein erhebliches Potential für Prozessoptimierungen. Abteilungsübergreifende Kreativ-Workshops können immensen Mehrwert leisten. Vor der Definition von ERP-Anforderungen sind solche Perspektivenwechsel äusserst ratsam, wenn Sie diese nicht ohnehin laufend machen . Es werden neue Prozesse definiert oder bestehende optimiert, welche als Anforderungen im ERP-Lastenheft dokumentiert werden können. Nehmen Sie sich die Zeit dafür, es wird sich lohnen!

 10. Voraussetzung: Offenheit

An bestehenden Prozessen und Gewohnheiten sollte nicht immer festgehalten werden. Aufgrund der rasanten Entwicklung in der IT wurden in vielen Bereichen völlig neue Lösungsansätze entwickelt. Ein Beispiel dafür ist das Handling von Lieferantenrechungen. In einigen Unternehmen legen Rechnungen (in Papierform) lange Laufwege zurück, benötigen viel Zeit für die Kontrolle und haben entsprechend eine sehr hohe Bearbeitungs- und Durchlaufzeit. Doch wird eine Rechnung in Papierform wirklich noch benötigt? Muss eine Rechnung von mehreren Instanzen kontrolliert werden wenn sie mit der Bestellung übereinstimmt? Dieser Prozess kann stark automatisiert werden, sofern man bereit ist diesen Weg zu gehen. Die Offenheit für neue Herangehensweisen und Technologien bringt einige Chancen. Die neu entwickelten Lösungsansätze können die Effizienz Ihres Unternehmens stark erhöhen.

Veröffentlicht am 17. Oktober 2014
2 Kommentare

[…] bei ERP-Projekten selten der Fall und auch nicht immer zweckmässig. Mit dem Blog-Beitrag zu den 10 Voraussetzungen für erfolgreiche ERP-Projekte werden zudem die Voraussetzungen zu Strategie, systematischer Auswahl und der Einbezug aller […]

[…] Eigenschaften wie Kosteneffizienz einer künftigen ERP – Lösung vorbestimmt werden (10 Voraussetzungen für erfolgreiche ERP-Einführungen). Die Erfahrung eines unabhängigen Beraters mit IT-, Branchen- und Projekterfahrung ist dabei […]

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