Anwaltfutter – Wenn das IT-Projekt zum Rechtsfall wird

Rechtsfall

Kennen Sie das auch? – Sie wollen eine neue Software einführen, ein altes System ablösen, einen Releasewechsel vornehmen oder die bestehende IT-Architektur modernisieren und das IT-Projekt droht zu entgleisen. Vielleicht läuft das Projekt auch über weite Teile rund, doch im Live-Betrieb zeigen sich die wahren Probleme. – Meist dann mit massiven Folgekosten. Das IT-Projekt droht in einem Rechtsfall zu enden.

Erfahrungsgemäß verlaufen IT-Projekte nur selten nach Plan. Die, den (IT-)Projekten eigene „Berg- und Talfahrt“ stärkt das Projektteam in mancher Hinsicht und führt teilweise sogar bessere Ergebnisse zu Tage. Sie ist daher nicht per se schlecht, kann manchmal jedoch auch böse enden. Wie lassen sich die häufigsten Stolpersteine verhindern und was tun, wenn jede vernünftige Lösung aussichtslos erscheint und nur der Rechtsweg bleibt? Hier ein paar Tipps aus der Praxis…

Damit es nicht zum Rechtsfall kommt

Im Wissen, dass bei IT-Projekten vieles schief gehen kann, sollten man versuchen, sich frühzeitig und mehrdimensional abzusichern. Wer das Projekt gleich zu Beginn auf eine solide Basis stellt, behält die Zügel stets im Griff und wird sich zu keiner Zeit eine Blöße geben müssen. Strategische Abklärungen, ein sattelfestes Requirements Engineering (z.B. Satzschablone, Use Cases), lückenlose Rahmen-, Lizenz- und SLA-Verträge und eine sorgfältige Evaluation möglicher Lösungen und Partner sind nur einige der Schlüsselerfolgsfaktoren, die in der Konzeptphase sichergestellt werden. Natürlich zahlen sich in dieser Phase Erfahrung, Marktkenntnis, Unabhängigkeit und Vermittlungsgeschick besonders stark aus. Je klarer die Anforderungen definiert sind, je besser die evaluierte Lösung passt, je Stärker die partnerschaftliche Zusammenarbeit spielt und je weniger die Basisverträge offen lassen, desto vielversprechender ist das Projektergebnis. Natürlich ist man in keinem Fall gänzlich vor Projektverzögerungen, Unstimmigkeiten, mangelnden Aufwandsschätzungen und Kostenabweichungen gefeit, doch die Qualität der Vorarbeiten schaffen Handlungsoptionen, die sonst u.U. fehlen. Und genau diese Optionen spielen lange, bevor der Rechtsweg überhaupt nur in Betracht gezogen wird. Sie erlauben eine rasche Kompromissfindung und schaffen Raum für eine weiterhin gute und lösungsorientierte Partnerschaft (Win-Win). Anders sieht es aus, wenn „gutgläubige“ Kunden eine rasche Lösung suchen, dem Projekt nicht die nötige (strategische) Bedeutung beimessen und auf „verkaufswütige“ Softwareanbieter treffen, Augenwischerei betreiben. Seien Sie auf der Hut, oft geht es hier um richtig viel Geld und die Zukunft des Unternehmens steht auf dem Spiel! – Man denke etwa an unpassende oder schlecht eingeführte ERP-Systeme, die das Wachstum hemmen, Prozesse erschweren oder zu erhöhter Mitarbeiterfluktuation führen.

Schlecht kommuniziert ist halb verloren

In einem Projekt stehen sich zumindest zwei Parteien gegenüber – Auftraggeber und Auftragnehmer. Zwei Seiten also, die sich grundsätzlich missverstehen können und missverstehen werden. Kommt dazu, dass beide Seiten unter Druck stehen und unterschiedlich mit Unvorhergesehenem umgehen. Angesichts der Komplexität vieler IT-Projekte kann daher eigentlich nicht genug kommuniziert werden. Oft wird dieser Tatsache aber nicht gebührend Rechnung getragen. Dies zeigt sich in Sachverhalten, wie beispielsweise den Folgenden:

„… die Situation ist schlecht dokumentiert und nur in den Köpfen (ehemaliger) oder völlig absorbierter Mitarbeiter“ oder „… der Zugang zu wichtigen Dokumenten wird nicht gewährt“. – Dem Anbieter bleibt nichts als die aufwändige Rekonstruktion durch Reverse Engineering aus dem Quellcode mit allen möglichen Fehlerquellen und Kostenfolgen.

„… der Auftraggeber zeichnet sich durch Führungsschwäche aus, gibt keine klaren Projektvorgaben und hält sich aus dem Projekt raus. Die Mitarbeiter verstecken sich hinter dem Tagesgeschäft und den bestehenden Systemen ohne sichtlichen Anreiz und Engagement.“ Der Anbieter tut sein Bestes, läuft jedoch unmerklich in eine falsche Richtung.

„… der Anbieter glaubt an den 100%-igen Fit und die maximale Flexibilität seiner Lösung und klärt die Anforderungen des Kunden zuwenig genau ab“. Der Live-Betrieb bringt grösste Mängel zu Tage, wiederum mit enormen Folgekosten, massivem administrativem Mehraufwand und riesigem Frustpotential – ganz zur Freude der Anwälte.

„… der Anbieter verabschiedet sich nach (unzureichender) Systemabnahme und gerät beim ersten, unumgänglichen Releasewechsel an den Kunden, weil die Leistungen des Servicevertrages unklar sind und der Kunde weder mit dem Zeitaufwand, noch mit den Kosten für das Upgrade einverstanden ist.“

„… der Softwarepartner kann wiederkehrend die vereinbarten Meilensteine nicht einhalten und erweckt (zu Unrecht) den Eindruck, das Projekt nicht im Griff zu haben. Das dadurch entstandene Misstrauen führt letztlich zum Wunsch des Auftraggebers, das Projekt zu stoppen.“ Die Kostenfolge, um den Anbieter schadlos zu halten, ist enorm, trotzdem steht der Auftraggeber am Ende ohne eine Lösung da.

Die Liste aus meiner Praxiserfahrung könnte beliebig fortgesetzt werden, soll jedoch erstmal das Konfliktpotential mangelhafter Kommunikation und unklarer Vertragsgrundlagen illustrieren. Für gewöhnlich lässt sich vieles auch in scheinbar aussichtslosen und verfahrenen Situationen im Dialog regeln, zumindest sofern noch kein allzu großer Vertrauensbruch stattgefunden hat. In jedem Fall kann ein neutraler Vermittler hier wertvolle Dienste erweisen und die Zusammenarbeit auf eine gute Basis zurückführen. Schliesslich gilt es, einen Rechtsfall möglichst zu vermeiden.

Der Anwalt als letzter „Hafen“

In manchen Fällen vermögen die involvierten Parteien die auftretenden Konflikte untereinander nicht mehr zu klären und sind auf rechtliche Hilfe angewiesen. – Die Fronten sind verhärtet und der Rechtsfall landet auf dem Tisch eines Anwalts. Auslöser eines frühzeitigen Projektabbruchs ist mehrheitlich der Kunde. Der Auftragnehmer ist i.d.R. weiter an einem Projektabschluss interessiert und fürchtet um seinen Ruf. In dieser Phase spielt oft nochmals die Kulanz, während der Kunde das „Ende mit Schrecken“ sucht. Die Gründe dafür sind sehr vielfältig, wurzeln jedoch häufig in unerfüllten (bzw. unklar spezifizierten) Anforderungen und Vertrauensverlust.

Der Anwalt mit idealerweise profunden IT-Kenntnissen klärt den genauen Sachverhalt ab und „coacht“ den Klienten ab sofort in der Kommunikation gegenüber dem Auftragnehmer. Diesem Prozess soll genügend Zeit eingeräumt werden, denn Fehler in dieser Phase können sowohl auf den Anwalt wie auf den Kunden zurückschlagen. Da es kein IT-Recht im eigentlichen Sinne gibt, sondern bei IT-Streitigkeiten oft verschiedenste Rechtstexte betroffen sind (z.B. Urheberrecht, Vertragsrecht, Datenschutzrecht, Wettbewerbsrecht, Haftpflichtrecht, Strafrecht), sollte der Klient auf einen sachkundigen, auf IT spezialisierten Anwalt zurückgreifen. Nach der detaillierten Analyse klärt der Anwalt seinen Mandanten über die Rechtslage auf und empfiehlt ihm einen Standpunkt mit damit verbundenen Forderungen, die es ab sofort nach Aussen zu vertreten gilt. Gute Anwälte beweisen dabei Geschick sowie einen wohlwollenden Blick fürs Ganze. Daraufhin wird die Taktik festgelegt und eingespielt, damit bei künftigen Konfrontationen die vereinbarte Position konsequent vertreten wird und kein Fauxpas mehr passiert. Das kleinste Übel bei einer Auseinandersetzung auf dem Rechtsweg sind die nicht selten erwirkten Vergleiche zwischen den Parteien, gerade bei einem Streitwert, der einen Gerichtsprozess erst gar nicht rechtfertigt.

Fazit: Für einen Streit braucht es immer Zwei. In der Praxis ist es oft eine Reihe von Unterlassungen auf beiden Seiten, welche zu Konflikten bzw. zum Rechtsfall führen. Nur eine von Beginn weg offene, regelmässige und unmissverständliche Kommunikation hilft Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen. Ein Projekt, das bereits in der Initialisierungsphase auf eine solide Basis gestellt wird und im Rahmen einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit vorangetrieben wird, garantiert zwar keine „Sonntagsfahrt“, erleichtert jedoch den Umgang mit Unvorhergesehenem. Der Kunde muss klar sein bezüglich seiner Anforderungen und Erwartungen; der Anbieter darf sich nicht aufs Fenster hinauslehnen oder sich einem unrealistischen Zeit- und Kostendruck hingeben, nur um ins Geschäft zu kommen. Wer mit offenen Karten spielt schafft Glaubwürdigkeit und eine erfolgsversprechende Basis. – So geht eine gute Partnerschaft auf Vertrauensbasis noch immer über dicke Vertragswerke, reicht alleine jedoch nicht aus. Tatsache ist, dass bei der Projektleitung auf beiden Seiten viel Führungstärke benötigt wird. Sobald sich grössere Konflikte abzeichnen sollte frühzeitig ein unabhängiger Vermittler, Mediator oder Anwalt beigezogen werden, bevor zuviel Öl ins Feuer gegossen wurde und die Chance auf eine Win-Win-Situation verspielt wurde.

Veröffentlicht am 29. Januar 2016

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