Wirtschaftskrise und ERP Software

ERP Enterprise Resource Planning

Ausgangslage

Die Schweizer Wirtschaft ist seit jeher bekannt für ihre hohe Effizienz und Produktivität. Dies ermöglicht den Unternehmen trotz hohen Standortkosten ein gutes Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen und verhilft ihnen zu einer starker Position im Wettbewerb. Daneben bilden weitere Faktoren, wie hohes Bildungsniveau, Innovationskraft, starker Finanzplatz, stabiles politisches Umfeld, sowie die günstige, arbeitsmarktpolitische Regulierung ein starkes Fundament für künftiges Wachstum. Jeder dieser Faktoren darf dabei nie als Selbstverständlichkeit angesehen werden, auf welcher man sich ausruhen kann, sonst droht rasch ein Verlust der Wettbewerbsfähigkeit. Die Schweizer Unternehmen sind es sich gewohnt, ihre Prozesse und Strukturen laufend zu optimieren und den globalen Anforderungen anzupassen. Nur so können sie in den internationalen Märkten längerfristig bestehen. Die Entkopplung des Schweizer Frankens vom Euro in jüngster Vergangenheit hat gezeigt, dass der Großteil der Unternehmen sich in den Jahren zuvor auf die neue Situation vorbereitet und Beschaffung, Produktion und Administration optimiert hat. Schnelle und wirksame Maßnahmen sind jeweils notwendig, um die Organisationen auf neue Gegebenheiten auszurichten. Dabei helfen eine klare Strategie, eine vorausschauende Planung unter Berücksichtigung verschiedener Szenarien, sowie ein geeignetes Risikomanagement unter Einsatz aussagekräftiger Frühwarnsysteme. Kurzfristige Herausforderungen wie Fremdwährungsturbulenzen, Börseneinbrüche oder Naturereignisse müssen gezielt „aufgefangen“ werden und dürfen nie das längerfristige Geschäft gefährden. Investitionen müssen entsprechend nachhaltig getätigt werden und die Strategie bestmöglich unterstützen, denn die Ressourcen sind und bleiben knapp und müssen so effektiv wie möglich eingesetzt werden. Der Wettbewerb schläft bekanntlich nicht und Stillstand bedeutet retrospektiv in aller Regel Rückschritt.

Wirtschaftskrise und ERP Software – Mit der richtigen IT zu mehr Wettbewerbsfähigkeit

Die obigen Ausführungen gelten in gleichem Masse und zunehmend für den Umgang mit der hauseigenen IT-Infrastruktur. Ohne eine kontinuierliche Optimierung der Prozesse und Systeme, sowie ein permanentes „Screening“ der IT-technischen Entwicklungen und Möglichkeiten droht die Gefahr, über kurz oder lang ins Hintertreffen zu geraten und Chancen ungenutzt zu lassen.

„Wir können den Wind nicht ändern, aber wir können die Segel richtig setzen“ (Aristoteles)

Damit wird die grosse Tragweite und das beträchtliche Investitionsrisiko von IT- und insbesondere ERP (Enterprise Resource Planning) – Projekten deutlich (s. auch den Blog zum Thema Strategische Dimension von ERP-Projekten). Eine wesentliche, wenn nicht die wichtigste Aufgabe des strategischen Ausschusses eines Unternehmens ist es, sich zu jeder Zeit alle Handlungsoptionen offen zu halten und die am vielversprechendsten zur richtigen Zeit wahrzunehmen. Leider stellt man in der Praxis immer wieder fest, dass gewisse Entscheide aus unterschiedlichsten Gründen unnötig lange hinausgeschoben werden bis ein Unternehmen kurzfristig reagieren MUSS, um handlungsfähig zu bleiben. – Und kurzfristig bedeutet dann in aller Regel suboptimal. Das gleiche Phänomen ist häufig im Rahmen der Anschaffung oder Ablösung von Business Software bzw. ERP Systemen zu beobachten. Anstatt sich im Systemlebenszyklus frühzeitig und antizyklisch fit zu trimmen, die Organisation und Prozesse zu optimieren und die IT-Landschaft der strategischen Stossrichtung anzupassen, werden entsprechende Projekte und Investitionen im Zuge des positiven wirtschaftlichen Wachstums gerne hinausgezögert. Dabei wäre es gerade in wirtschaftlich guten Jahren wichtig, sich für Szenarien wie der „Euro-Krise“ vorzubereiten und die enormen Potentiale der IT, Kosten zu reduzieren, voll auszuschöpfen.

Prozessoptimierung & „Fit-Check“ 

In den Prozessen entstehen wettbewerbsfähige Produkte und damit der Erfolg jeder Unternehmung. Um effiziente Prozesse realisieren zu können, muss jedoch vieles zusammenpassen. – Grund genug also, sich immer mal wieder folgende Fragen zu stellen:

  • Werden unsere Mitarbeitenden durch die ERP – Software optimal unterstützt?
  • Sind Ihre Prozesse optimal aufeinander abgestimmt und auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet?
  • Ist die Qualität der Daten ausreichend, um das Unternehmen effektiv steuern und strategische Entscheidungen treffen zu können?

Sobald (IT-) Strategie überprüft, Prozesse analysiert und Qualitäts-, Kosten- und Durchlaufzeitpotentiale eruiert wurden, gilt es, einen IT- und Vertrags-Check durchzuführen. Die IT-Landschaft soll die heutigen und künftigen Anforderungen erfüllen und der Leistungsumfang mittels starker Partner und umfassenden Verträgen gesichert werden. Eine gründliche und unabhängige Evaluierung der fast unbegrenzten IT-technischen Möglichkeiten, Lösungen und Anbieter auf dem Markt soll schließlich die für ein Unternehmen optimalste Software und Systemarchitektur zu Tage führen.

ERP-Systeme rechtzeitig und richtig eingeführt

Eine derart ermittelte und abgestimmte ERP-Lösung rechtzeitig und richtig eingeführt kann eine Firma richtiggehend beflügeln. Es winken u.a. Potentiale und spürbare Verbesserungen in folgenden Bereichen:

  • Erhöhte Mitarbeitermotivation dank ergonomischer Systeme und Vermeidung von Leerläufen
  • Generelle Effizienzsteigerung durch integrierte und automatisierte Prozesse
  • Kosteneinsparung durch „IT-On-Demand“-Verträge („pay what you use“)
  • Flexibilisierung durch mobile Anbindungen („work anywhere – anytime – realtime“)
  • Verbesserung der Liefer- und Servicequalität und damit erhöhte Kundenzufriedenheit
  • Höhere Verfügbarkeit und Konformität der Daten dank Digitalisierung
  • Risikominimierung dank systemischer Kontrolle, Rückverfolgbarkeit und gezielten Authorisierungskonzepten
  • Erhöhte Transparenz zur effektiven Steuerung des Unternehmens

Der Grundstein zur erfolgreichen Realisierung der obigen Potentiale wird dabei bereits in der Vorprojekt- bzw. Evaluationsphase gelegt. – Eine Schlüsselphase, die oftmals unterschätzt wird, obwohl dort in aller Regel die matchentscheidenden Eigenschaften wie Kosteneffizienz einer künftigen ERP – Lösung vorbestimmt werden (10 Voraussetzungen für erfolgreiche ERP-Einführungen). Die Erfahrung eines unabhängigen Beraters mit IT-, Branchen- und Projekterfahrung ist dabei sprichwörtlich Gold wert und zahlt sich angesichts der hohen Investitionsrisiken, welche ERP – Projekten anlasten, allemal aus.

Gemäss verschiedenen empirischen Studien (z.B. durch Zdnet.com oder die Aberdeen-Group) werden >60% der IT-Projekte nach wie vor als Misserfolg gewertet. Dabei überschreiten >50% sowohl die Zeit-, wie die Kostenvorgaben. Gründe dafür sind zumeist in den ungenügend definierten Anforderungen zu Beginn (Warum das Pflichtenheft so wichtig ist) oder im schwachen Projektmanagement zu suchen (Tipps zur erfolgreichen Projektleitung bei ERP-Einführungen). Das ist bedauerlich, denn die Potentiale der ERP – Lösungen könnten meist viel rascher und kostengünstiger realisiert werden. Stellen Sie sich vor, die Konkurrenz ist tatsächlich eine Ausnahme und setzt ihre strategischen Projekte frühzeitig, effizient und effektiv um. Wie viel gelassener steuert ein solches Unternehmen auf potentielle Turbulenzen oder die nächste Wirtschaftskrise zu.

Veröffentlicht am 16. Juli 2015
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